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Gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Menü auf "Datei" und wählen Sie links "Kontoeinstellungen" aus. Es öffnet sich ein Kontextmenü: Wählen Sie erneut "Kontoeinstellungen" aus. Klicken Sie anschließend auf das Registerblatt "Datendatei" und dann auf "Hinzufügen". Tippen Sie den Namen für Ihre neue Datendatei in das Eingabefenster ein, beispielsweise "Archiv 2019". Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK". Haben Sie Schwierigkeiten mit der Datensicherung? PC-SPEZIALIST vor Ort hilft Ihnen gern dabei, sodass Sie keinesfalls einen Datenverlust erleiden. Outlook: Ordner im E-Mail-Archiv anlegen Damit Sie Ihre persönlichen Daten wie E-Mails oder Kontakte in die Archivdatei verschieben und später wiederfinden können, sollten Sie sich eine übersichtliche und für Sie logische Ordnerstruktur anlegen. In Ihrem Posteingang befindet sich links der Navigationsbereich. Hier finden Sie auch Ihre erstellten Archivordner wieder. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Archivordner. Nun wählen Sie "Neuer Ordner" aus.
Manuelles Archivieren von Elementen Outlook für Microsoft 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Mehr... Weniger Ihr Outlook-Postfach ist nur so groß, und es ist eine gute Wette, dass Sie in nächster Zeit keine e-Mails mehr erhalten. Damit das Ausfüllen nicht möglich ist, können Sie alte Elemente, die Sie behalten möchten, in einem Archiv verschieben, einer separaten Outlook-Datendatei (PST), die Sie jederzeit in Outlook öffnen können. Hinweis: Wenn Sie ein Exchange Server-Konto hinzufügen und Ihre Organisation Microsoft Exchange Server Online-Archiv verwendet, wird der Befehl " archivieren " und das Feature für ein Konto in Ihrem Outlook-Profil nicht angezeigt. Ihr Netzwerkadministrator kann dieses Feature auch deaktivieren. Standardmäßig verwendet Outlook die AutoArchivierung, um Elemente regelmäßig zu archivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Automatisches Archivieren älterer Elemente. Sie haben auch jederzeit die Möglichkeit, Elemente manuell zu archivieren.
Hinweis: Outlook erstellt automatisch eine andere Archivdatei für Elemente in dem angegebenen Ordner und Speicherort.
Anstatt ihre Elemente manuell zu sichern oder zu archivieren, stellen Sie möglicherweise fest, dass die AutoArchivierung Ihren Anforderungen entspricht. Weitere Informationen finden Sie unter sichern oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung. Klicken Sie im Menü Datei auf archivieren. Wählen Sie die Option diesen Ordner und alle Unterordner archivieren aus, und geben Sie dann unter Archiv Elemente, die älter sind, ein Datum an. Klicken Sie unter Archivdatei auf Durchsuchen, um eine neue Datei oder einen neuen Speicherort anzugeben, wenn Sie die Standarddatei oder den Standardspeicherort nicht verwenden möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente mit "nicht AutoArchivierung einbeziehen", wenn Sie eine vorherige Einstellung außer Kraft setzen möchten, um bestimmte Elemente nicht automatisch zu archivieren. Wenn Sie diese Elemente während dieser Vorgehensweise manuell archivieren möchten, unterliegen die Elemente wieder der Einstellung " Keine AutoArchivierung ", es sei denn, Sie haben diese Einstellung in Zukunft manuell überschrieben.
Sie können Elemente auch manuell sichern und archivieren, zusätzlich zur AutoArchivierung oder als Ersatz. Die manuelle Archivierung bietet Flexibilität und ermöglicht Ihnen, genau festzulegen, welche Ordner im Archiv enthalten sind und welche Archiv-Outlook-Datendatei (PST) verwendet wird. Gehen Sie wie folgt vor, um Outlook-Elemente manuell zu archivieren: Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Klicken Sie auf Cleanup-Tools. Klicken Sie auf archivieren. Klicken Sie auf die Option diesen Ordner und alle Unterordner archivieren, und klicken Sie dann auf den Ordner, den Sie archivieren möchten. In diesem manuellen Archiv ist jeder Unterordner des ausgewählten Ordners enthalten. Wenn Sie die Standarddatei oder den Standardspeicherort nicht verwenden möchten, klicken Sie unter Archivdatei auf Durchsuchen, um eine neue Datei oder einen neuen Speicherort anzugeben. Suchen Sie nach der gewünschten Datei, oder geben Sie den Dateinamen ein, und klicken Sie dann auf OK. Der Speicherort der Ziel Datei wird im Feld Archivdatei angezeigt.
Wie das funktioniert, erfahren Sie im folgenden Abschnitt. Eine Archivdatei in Outlook 2016 anlegen Das Exportieren einer PST-Datei (PST = Personal Store) hat den Vorteil, dass einerseits Ihr Postfach entlastet wird, andererseits legen Sie damit auch gleichzeitig ein Backup Ihrer Daten an. Mit folgenden Schritten richten Sie ein Archiv in Outlook 2016 ein: 1. Öffnen Sie oben rechts auf den Reiter Datei. 2. Klicken Sie auf Öffnen und Exportieren. 3. Wählen Sie aus dem Menü Importieren/Exportieren. 4. Im Import/Export-Assistenten wählen Sie die Aktion In Datei exportieren. Klicken Sie auf Weiter. 5. Als Dateitypen geben Sie Outlook-Datendatei () Dann klicken Sie Weiter. 6. Nun können Sie wählen, was Sie genau exportieren möchten, zum Beispiel das gesamte Postfach oder nur einen bestimmten Ordner. Sie können nun beispielsweise nur Ihren Archivordner exportieren. Setzen Sie ein Häkchen bei Unterordner einbeziehen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Weiter. 7. Wählen Sie den Speicherort und Dateinamen.
Der Vorteil des Archivpostfachs ist, dass dieses überall zur Verfügung steht, auch über Outlook Web App. So können auch mobile Anwender mit der Archivierung arbeiten und dennoch auf wichtige archivierte E-Mails zurückgreifen.
Sie können diese Dateien auch zum Erstellen von Archiven, Projektdateien oder Sicherungen aus einem beliebigen Outlook-Konto verwenden. Outlook-Datendateien (PST) werden für POP3 e-Mail-Konten verwendet. Tipp: Wenn Ihr Outlook-Datendatei (PST) groß wird, kann es Ihre OneDrive Synchronisierung verlangsamen und möglicherweise "Änderungen werden verarbeitet" oder "eine Datei wird verwendet" angezeigt. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Outlook-PST-Datendatei aus OneDrive entfernen. Einige Konten (IMAP, Microsoft Exchange Server und) verwenden eine Offline-Outlook-Datendatei (Ost). Hierbei handelt es sich um eine synchronisierte Kopie der auf einem Server gespeicherten Nachrichten. Auf Sie kann von mehreren Geräten und Anwendungen wie Outlook aus zugegriffen werden. Offline-Outlook-Datendateien werden im Ordner Drive: \Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook gespeichert. Tipp: Es ist nicht erforderlich, eine Offline-Outlook-Datendatei (Ost) zu sichern, da Sie bereits eine Kopie der Live Informationen auf dem Server ist.
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