Wo Stehst Du
Freigabeerklärung bei kleineren Veranstaltungen Information bei größeren Veranstaltungen Markierung von Personen, die nicht fotografiert werden möchten Westen für Ihr Foto- oder Kamerateam Auftragsvergabe an externe Fotograf_innen Wenn Ihre Veranstaltung in einem überschaubaren Rahmen stattfindet, lassen Sie die abgebildeten Personen bitte eine Freigabeerklärung unterschreiben, die Sie selbst archivieren. Zustimmungserklärung zur Aufnahme und Veröffentlichung von Bild und Ton [PDF] Declaration of Consent for the Recording and Publication of Images and Sound [PDF] Bitte ergänzen Sie auf Seite 4, Punkt 5 der Erklärung unbedingt die Kontaktdaten für den Widerruf! Wenn Sie eine größere Veranstaltung durchführen, können Sie unmöglich die Freigabeerklärung aller Personen einholen. Trotzdem sollten Sie explizit darauf hinweisen, dass während Ihrer Veranstaltung fotografiert wird. Aushänge: Das Plakat "Bitte lächeln! " im A2-Format [PDF] können Sie per Mail an bestellen oder selbst auf A4 oder A3 ausdrucken.
Behalten Sie beim Datenschutz auch die Bearbeitung und Nachnutzung von Fotos und Videos im Blick. Auch externe Dienstleister wie Fotografen und Druckereien müssen im Sinne der DSGVO handeln. Hier gilt es nachzufragen und gegebenenfalls einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung zu schließen. Haftung nach DSGVO bei Events Grundlegend gilt: Für eine Veranstaltung ist der Veranstalter zuständig. Das sind natürliche oder juristische Personen, die: das wirtschaftliche Risiko tragen, und/oder die Letztentscheidungsbefugnis inne haben, und/oder wesentliche Entscheidungen treffen können, und/oder nach außen als Veranstalter auftreten. Auch Mitveranstalter können mithaften. Das können zum Beispiel Eventagenturen sein, die einen maßgeblichen Einfluss auf Eintrittspreise oder Werbung haben, Verträge im eigenen Namen und auf eigene Rechnung abschließen oder anderweitig umfassende Befugnisse vom Auftraggeber (hier: dem Veranstalter) übertragen bekommen. Nicht zuletzt muss der Umgang mit persönlichen Daten auch bei anderen involvierten Personen sichergestellt werden, so zum Beispiel bei Gastwirten oder Webseitenbetreibern.
Sollte es trotz bester Vorbereitung zu einer Datenpanne kommen, beispielsweise aufgrund eines Hackerangriffs, gibt Herr Sachse folgende Devise: "Melden Sie Datenpannen zuerst und unverzüglich Ihrem Datenschutzbeauftragten. Dieser entscheidet, ob eine Meldung bei einer Aufsichtsbehörde gemacht werden muss. " Für diese Meldung hat der Verantwortliche dann 72 Stunden Zeit, unabhängig von Wochenende oder Feiertag. Klären Sie umgehend, was passiert ist, wie viele Personen betroffen sind, mit welchen Folgen gerechnet werden muss und wie der Schaden begrenzt werden kann. Sollte keine Meldung erfolgen, droht ein Bußgeld. Sollten Sie keinen Datenschutzbeauftragten beschäftigen, gilt als Faustregel für eine Meldung, ob ein Risiko für Personen besteht. Intern muss zudem jede Panne dokumentiert und ggf. den Betroffenen mitgeteilt werden. DSGVO für Visitenkarten und Namensschilder? Häufig liest man, dass auch gedruckte persönliche Daten wie Visitenkarten oder Namensschilder in die DSGVO fallen. "Der Austausch von Visitenkarten ist erst einmal keine Datenverarbeitung.
Webseite: Machen Sie auf Ihrer Veranstaltungswebseite darauf aufmerksam, dass fotografiert wird. Gern können Sie auf unseren Fotohinweis verlinken. Voraussetzung: Damit Sie den Aushang nutzen und auf der Webseite auf unseren Fotohinweis verlinken dürfen, müssen Sie eine Kontaktperson für Ihre Veranstaltung benennen, die unter Punkt 5 des Fotohinweises gelistet wird. Die Kontaktperson muss an der HTW Berlin fest angestellt sein, es darf sich nicht um eine studentische Hilfskraft handeln. Den Namen der Kontaktperson unter Angabe der dazugehörigen Veranstaltung und der Veranstaltungswebseite senden Sie bitte an. Teilen Sie an die Personen, die auf Ihrer Veranstaltung nicht fotografiert werden möchten, ablösbare Etiketten aus. Gut sichtbar auf die Kleidung geklebt, können die Fotograf_innen gut erkennen, wer nicht abgebildet werden möchte. Die Etiketten-Vorlage [PDF] ist für Herma 4412 optimiert. Damit die Vorlage passt, achten Sie bitte darauf, bei den Druckeinstellungen die Option "Tatsächliche Größe" auszuwählen (häufig ist "Anpassen" voreingestellt).
Gleichzeitig sind Sie im Sinne der Artikel 13 und 14 dazu verpflichtet, Ihre Gäste über die Erhebung von Foto- und Videomaterial zu informieren. Hier genügt in der Regel ein Hinweis am Veranstaltungsort. "Man macht sich das Leben leichter, wenn man an der Garderobe oder im Eingangsbereich einen gut sichtbaren Aushang macht, dass hier fotografiert wird", erklärt der Datenschutzbeauftragte Henry Sachse. "Eine Falle kann bei der öffentlichen Darstellung, z. B. in sozialen Netzwerken, drohen: Hier sollte man darauf achten, die Einwilligung der fotografierten Person zu haben", ergänzt der Datenschützer. Dieses Problem umgehen Sie, wenn Sie für die öffentliche Darstellung Motive wählen, die keine Personen im Porträt zeigen, also beispielsweise Detailaufnahmen von Buffet, Kleidung oder Instrumenten. Wichtig ist zudem, wer fotografiert wird. Mitarbeiter und Gäste sind anders schutzwürdig als das Kind des Kollegen auf Ihrem Event. Holen Sie bei nicht rein betrieblichen Veranstaltungen die Fotoerlaubnis explizit ein, beispielsweise über die AGB des Ticketkaufs oder vor Ort mit einer manuellen Unterschrift.
Bei der Veröffentlichung von Fotos und Filmen, die bei Universitätsveranstaltungen entstehen, muss die Wahrung der Persönlichkeitsrechte berücksichtigt werden. Um die Fotos und Filme ohne Einschränkungen für die Öffentlichkeitsarbeit nutzen zu können, sollten die Veranstaltungsbesucher über die Foto-/Filmaufnahmen informiert werden. Uni-interne Veranstaltungen 1. Schriftlicher Hinweis in Programmheften, Einladungen und auf der Website In allen Medien, die die Veranstaltung ankündigen und begleiten, sollte folgender Vermerk enthalten sein: Bitte beachten Sie: Während der Veranstaltung werden von der Universität Fotos und Filme zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit gemacht. 2. Mündlicher Hinweis bei Begrüßung Der Ablaufplan sollte vorsehen, dass die begrüßende Person mündlich darauf hinweist, dass bei der Veranstaltung fotografiert und gefilmt wird. 3. Aufhängen von Plakaten Beim Hochschulmarketing können Plakate, auf denen über die Foto-/Filmaufnahmen informiert wird, bestellt werden. Diese können auch als Messematerial ausgeliehen werden.
Die Etiketten müssen Sie selbst kaufen. Bei größeren Veranstaltungen sollte klar erkennbar sein, wer offiziell fotografiert bzw. filmt. Nur so können Personen, die nicht abgelichtet werden möchten, dies den Fotograf_innen oder Kameraleuten auch mitteilen. Dafür eignen sich Westen mit dem Aufdruck "Photographer", die Sie sich im Referat Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ausleihen können. Das Referat Presse- und Öffentlichkeitsarbeit hat Tipps für die Auftragsvergabe an externe Fotograf_innen zusammengestellt.
Wo Stehst Du, 2024